Pilotez efficacement vos inventaires avec un logiciel ERP

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, vous avez l’obligation légale de réaliser un inventaire une fois par an.

Au-delà de son caractère obligatoire, l’inventaire permet de valoriser vos stocks, optimiser l’entreposage de vos marchandises et corriger les éventuelles erreurs.

Nécessitant la mobilisation de ressources, il doit être réalisé rapidement pour ne pas nuire à l’activité quotidienne de l’entreprise. Pour certaines sociétés la période de l’inventaire est une simple formalité, mais pour d’autres c’est une opération fastidieuse et chronophage.

Comment préparer son inventaire ?

Réaliser un inventaire ne s’improvise pas. Il est nécessaire de bien se préparer et s’organiser. Les éléments listés ci-dessous relèvent du bon sens mais il est important de ne pas les négliger :

• Définir le périmètre de l’inventaire et le type de biens, articles, matériels… à inventorier,
• Déterminer les tâches à effectuer et les affecter : qui se charge de l’inventaire, quel est le rôle de chacun,
• Planifier l’inventaire et son déroulement,
• Mettre en place la technique d’inventaire en fonction de son activité,
• Mettre à disposition du personnel les outils nécessaires,
• Définir les lieux (site, entrepôt, étage…).

Quelle procédure mettre en place ?

Avant d’effectuer votre inventaire, vous l’avez bien compris, vous devrez le préparer rigoureusement et choisir la procédure la plus adaptée à votre entreprise, votre activité et vos ressources. Cela vous permettra d’éviter un certain nombre d’écueils.

Pour réaliser cette tâche incontournable et pénible, plusieurs méthodes existent. A vous de choisir celle qui vous convient le mieux :

• L’inventaire annuel ou comptable : Il consiste à compter ses stocks de marchandises à la fin de l’exercice comptable. Cet inventaire est le plus coûteux et le plus pénalisant pour l’entreprise car il exige beaucoup de rigueur, nécessite de mobiliser les salariés durant cette période et aucun mouvement de stock n’est autorisé durant l’inventaire.
• L’inventaire tournant : Il est réalisé à intervalles réguliers. Toutes les marchandises ne sont pas comptées à la même période. Il permet, sans cesser son activité, de contrôler les écarts, de les corriger et d’éviter les ruptures de stocks.
• L’inventaire permanent est possible grâce à l’utilisation d’un logiciel informatique de gestion. Il prend en compte toutes les entrées et sorties des stocks en temps réel. L’avantage est que les données sont traitées instantanément permettant d’avoir des stocks toujours à jour. Il améliore ainsi les performances logistiques de l’entreprise.

Choisir un logiciel ERP pour gérer ses inventaires

L’emploi d’un ERP, tel que SILOG ERP, s’avère bien utile pour gérer ses stocks efficacement en temps réel et par là même ses inventaires.

Il optimise le travail des ressources dédiées à l’inventaire et réduit considérablement les erreurs notamment liées à la saisie.

Les entreprises qui recourent à l’ERP peuvent ainsi mettre en place une stratégie d’inventaire permanent. Toutes les entrées et sorties de stocks sont comptabilisées et mises à jour automatiquement en temps réel. Ce qui simplifie considérablement l’inventaire comptable obligatoire. La gestion des inventaires par le biais d’un ERP permet ainsi :

• dDoptimiser sa chaîne d’approvisionnement,
• De mieux maîtriser ses stocks et de les valoriser,
• De contrôler et réduire ses coûts,
• De s’assurer d’avoir toujours le bon produit au bon moment pour satisfaire sa clientèle.
• D’obtenir des données stratégiques pour prendre des décisions éclairées.

Les fonctionnalités offertes par SILOG ERP

SILOG ERP comporte des fonctionnalités avancées permettant d’optimiser sa gestion de stocks et de réaliser des inventaires comptables ou tournants. En regroupant et consolidant l’ensemble des données de l’entreprise telles que les achats, les ventes et la production, dans une base de données unique, SILOG ERP vous permet de traiter vos inventaires en temps réel et de les rendre accessibles immédiatement.

L’utilisation de SILOG ERP permet ainsi de :

• Localiser immédiatement vos articles, matières premières, composants…
• Visualiser instantanément les niveaux de vos stocks sur un ou plusieurs magasins et/ou entrepôts,
• Effectuer vos inventaires avec précision par lieux de stockage et/ou par emplacements,
• Réaliser des inventaires multi-utilisateurs saisissant en même temps des données.

Onglet « Inventaire » de l’en-tête d’inventaire

Grâce à l’utilisation d’étiquettes code-barres EAN et de terminaux portables couplés à l’ERP, vous avez la possibilité d’effectuer des inventaires (tournants et/ou comptables) rapidement sans aucune saisie manuelle. L’opérateur dispose de plusieurs scenarii :

• Inventaire
• Mouvements de stock
• Entrées/Sorties de stock
• Expédition directe
• Inventaire avec emplacement
• Préparation à la commande
• Visualisation du stock
• Visualisation du stock par emplacement
• Transfert de stock pour alimenter une zone de production pour un lancement
• Enregistrement des consommations matières sur lancement ou regroupement Ordre de Fabrication
• Mise à jour du champ localisation de la fiche article
• Bon de réception
• Transfert de stock : Transfert de stock suite réception
• Entrées / Sorties de stock : Sortie de stock
• Expédition
• Gestion des éditions
• Gestion des notifications
• Préparation expédition sous-traitance

Après avoir chargé les données sur le terminal, choisi le scénario souhaité et s’être identifié, l’opérateur scanne ou saisit le code du dépôt puis de l’emplacement (si l’entreprise a une gestion multi-dépôts et l’option multi-emplacements), l’article puis rentre les quantités ou les ajuste par rapport au stock disponible avant inventaire.
Après vérification et validation des données, si une connexion WIFI est disponible, elles sont automatiquement déversées dans l’ERP.

 Corps de « Inventaire par emplacement »

SILOG ERP vous offre ainsi une vue en profondeur de l’activité de votre entreprise à l’aide de tableaux de bords sur le volume de vos ventes et votre chiffre d’affaires, de l’état de vos stocks et de vos inventaires. Ce qui vous permet de prendre des décisions pertinentes.

Par exemple, en fonction de vos ventes et du niveau de vos stocks, vous avez la possibilité calculer vos besoins en approvisionnements, de générer automatiquement des demandes d’achats. Vous répondez rapidement aux demandes de vos clients, dans les délais, sans avoir besoin de surstocker.

En résumé pour réaliser un inventaire, il est nécessaire de bien se préparer, de motiver ses troupes, contrôler régulièrement les écarts et surtout d’avoir un bon logiciel ERP !