Comment expliquer L’ERP à vos enfants

Octobre 2015

A la lecture du titre, vous pourriez vous dire : mais quel rapport entre un ERP et mes enfants ? La réponse est simple : l’ERP, et notamment la gestion de production, peuvent être expliqués en détaillant la préparation d’un goûter. En effet, le fonctionnel d’un ERP n’est pas compliqué mais riche en fonctionnalités. C’est la même chose pour une recette de cuisine. Faire un gâteau ou une tarte, c’est simple, mais riche en ingrédients, matériel et ustensiles.

La Gestion des Données Techniques

  • Articles et familles d’articles : Il faut des ingrédients pour préparer des gâteaux et il en faut plusieurs. La notion de famille permet de regrouper les produits comme les produits à péremption courte (produits laitiers), des produits à longue conservation (conserves).
  • Postes de travail et ateliers : Le poste de travail peut représenter à la fois ou indépendamment celui qui fait la cuisine et le four, les casseroles, la vaisselle, les louches, les grandes et les petites cuillères… D’autant que l’on ne va pas les ranger au même endroit pour mieux les retrouver.
  • Gestion des ressources (opérateurs et machines) : Les cuisiniers de façon nominative (maman, papa…). Le four va être également nommé en four micro-onde ou four de cuisson.
  • Gestion des outillages : Une plaque de cuisson, la grille du four, la casserole, le moule…
  • Gammes, nomenclatures et listes de fabrication : C’est la recette (nomenclature) que l’on va suivre et tous les ustensiles et outillages (gamme) à utiliser. La notion de liste de fabrication permet d’associer la recette à l’ustensile. Par exemple, on préciserait ici quel saladier nous allons utiliser pour faire la pâte.

Dans le même ordre d’idée, la représentation de la tarte préciserait que l’on coupe le beurre avec un couteau mais préciserait en plus suivant le couteau combien de temps je mets à couper mon beurre. Mais avant de commencer, il faut bien identifier ce dont on a besoin pour préparer ce goûter.

La Gestion des Achats et des ventes

La gestion des achats permet de calculer et de suivre les ingrédients dont j’ai besoin pour réaliser mon goûter.

  • Génération des demandes d’achat : J’établis des listes de courses…
  • Conversion des demandes d’achats en demandes de prix : Je connais mon budget pour les courses en fonction de ma liste et j’irai acheter ce qui n’est pas barré sur la liste/
  • Fournisseurs : Je vais voir mon épicier ou je me rends au centre commercial. Je prends également en compte l’achat du gaz, des ustensiles de cuisine, le remplacement des petites cuillères perdues.
  • Enregistrement des achats et suivi des dépenses : Je suis mes dépenses à la banque. Il convient de s’assurer combien va coûter ce goûter. Il est évident pour une entreprise, qu’elle ne peut pas dépenser plus que ce qu’elle possède.
  • Gestion des réceptions : L’étape de réception consiste à ranger les courses chez soi. Nous verrons qu’en logistique il y a la pré-réception. Cette dernière correspond à l’action de mettre les courses dans le caddy.
  • Enregistrement des factures d’achat : C’est mon ticket de caisse pour me permettre de le pointer sur mon relevé bancaire.
  • Transfert en comptabilité : Permet de comptabiliser annuellement (le plus souvent), ce qui a été dépensé afin d’identifier les coûts inhérents à la boisson des coûts liés aux ingrédients et de ceux liés à l’action de faire la vaisselle.
  • Prospects, clients : Les invités réels (clients) et les potentiels (prospects), ceux qui n’ont pas encore répondu à l’invitation. Et puis, il y aura l’invité surprise, de dernière minute.
  • Enregistrement des commandes clients : Je prends note de ceux qui viennent manger et aussi peut-être de ce qu’ils vont manger. On peut imaginer avoir préparé un gâteau spécifique pour un convive.
  • Gestion des expéditions : J’amène les gâteaux à table. Et on sait identifier tous les cas de figure. Je sers à l’assiette ou bien j’apporte le gâteau entier, d’abord le gâteau au chocolat puis les boissons.
  • Enregistrement des factures de vente : Je conserve une trace de qui a mangé quoi.

La Gestion des Stocks

Toutes les courses ne se rangent pas au même endroit. Placards, frigo ou arrière cuisine, il est donc important de gérer ses stocks et les lieux de stockage pour retrouver facilement ses ingrédients et ses ustensiles.

  • Suivi des stocks, des inventaires, et valorisations : Je sais ce que j’ai comme ingrédients, casseroles, matériel… je sais si les torchons sont propres ou dans le panier de linge sale.
  • Suivi des stocks réservés : Je garde en réserve plusieurs ingrédients pour ce goûter. Interdiction aux enfants de manger le chocolat acheté pour faire le gâteau.
  • Plan de capacité : Et bien comme son nom l’indique je dois faire en fonction de ma capacité de stockage. Je peux effectivement acheter 1 tonne de beurre mais où vais-je le ranger?
b

 

Le Suivi de Fabrication

Lorsque l’on commence à préparer notre goûter, on consomme les ingrédients et on use les ustensiles. Il est possible de suivre précisément ce qui est consommé et le temps passé à préparer et fabriquer nos gâteaux.

  • Lancements et ordres de fabrication : C’est l’action de commencer à réaliser notre recette. Et dans l’ordre s’il vous plaît. Les pommes s’épluchent avant de les faire cuire. L’ordonnancement permet de s’assurer que papa et maman n’utilisent pas le même fouet en même temps.
  • Gestion des OF prévisionnels : En fonction des réservations, je sais quels types de gâteaux et quelles quantités je vais devoir faire ainsi que l’heure à laquelle je dois préchauffer le four pour que tout soit prêt à l’heure du goûter.
  • Gammes, nomenclatures et prix de revient de lancement : On sait exactement si la tablette de chocolat a été consommée entièrement ou bien s’il en reste un peu. On connait également de façon précise la consommation de gaz et d’électricité.
  • Enregistrement des temps, des consommés : On comptabilise précisément combien de temps on a passé à mettre la table, à cuire les gâteaux, à éplucher les fruits et on calcule les pertes.
  • Gestion par lots en gestion de fabrication : Je sais dire pour chaque repas d’où proviennent mes ingrédients, à savoir chez quel fournisseur (épicier ou centre commercial) je me les suis procuré.

Qualité et maintenance

Les actions de maintenance sont trop souvent négligées lors de la mise en place d’un ERP, alors qu’elles sont importantes, nombreuses et coûteuses. Je fais des contrôles sur la qualité de mes produits, je vérifie que j’ai du sel dans mon lave-vaisselle, je le nettoie, je dois entretenir le four, toute l’activité de nettoyage s’apparente à de la maintenance.

  • Enregistrement des revues de contrat : Vérifier que ce que l’on va servir est en correspondance avec ce que le client attend qu’on lui serve. Plus simplement, je ne vais pas servir du gâteau au chocolat à un enfant qui me demande de la tarte aux pommes.
  • Calculs de cotation fournisseurs : Au quotidien tout le monde fait ce calcul, on compare les magasins suivant ses attentes (rapport qualité/prix, proximité, rapidité, accueil…). Dans l’industrie le calcul est plus savant mais le résultat est le même.
  • Gestion des non conformités : Une non-conformité en cuisine, nous en avons tous connu. Par exemple, la crème que l’on doit jeter alors que la date de péremption n’est pas encore échue.

Planification

Il faut prévoir à l’avance la fabrication des différents gâteaux et tartes qui seront servis pour ne pas faire le goûter à 22h.

  • Calculs de lancements fermes et prévisionnels : Je sais lister à l’avance le jour et l’heure à laquelle je dois préparer le goûter.
  • Plan de charges : La préparation se fait à capacité finie. On ne peut pas programmer plus de temps de cuisine qu’on en a pour le faire.
  • Plan de production et d’approvisionnement : Ce sont des moteurs de calcul automatiques capables de faire la liste des courses.
  • Gestion des aléas : Les ustensiles de cuisine et autres appareils ont une durée de vie que nous sommes capables de prendre en compte pour tenter d’anticiper les imprévus.
  • Replanification des lancements en cours à capacité finie ou infinie : La notion de capacité finie est une notion de maximum. Par exemple le temps d’une journée est de 24h. C’est un maximum que quoi qu’il arrive on ne peut pas dépasser.

Mais il en existe beaucoup d’autres comme la capacité du four, qui ne peut pas accueillir un gâteau de 5kg par exemple, ou encore le congélateur qui a un volume limité…
La notion d’infinie consisterait à tout prendre sans limite car la capacité de stockage le permet par exemple. Lorsque le jus d’orange est en promotion, on peut se permettre d’en prendre plus qu’habituellement car, on peut le stocker dans le garage en plus de l’étagère.

Dans la vie quotidienne, on n’utilise jamais d’outils de modélisation pour la planification des tâches (diagramme de GANTT), pourtant on applique les règles de gestion d’un GANTT en permanence. Au-delà d’une notion visuelle, le GANTT assure par exemple la réalisation d’une tâche avant l’autre (ordonnancement). Dans l’ordre, on ne fait pas cuire les tartes avant d’avoir préparé la pâte. Dans l’entreprise ce ne sont pas les mêmes personnes qui font la pâte et la cuisson. Donc, pour éviter que la personne ou l’équipe qui doit faire la cuisson ne fasse rien en attendant que l’autre fasse la pâte on applique des règles.

Autres fonctionnalités

En fonction du métier et des processus de fabrication, les entreprises gèrent différemment leur activité. Nous pouvons citer d’autres modules dits métier, qui seraient utiles pour organiser le goûter.

  • Gestion par affaire : La notion d’affaire permet de bien identifier le repas de la table des enfants de celui de la table des parents. Les ingrédients peuvent être différents, mais les ustensiles utilisés seront identiques.
  • Gestion des Devis Techniques : Je calcule à la louche, en détail ou je refais presque à l’identique un goûter que j’ai déjà fait (devis modèles).
  • Configurateur : J’adapte mes recettes en fonction du goût de chacun (ou des allergies par exemple). C’est plus simple qu’un menu à la carte, je peux inventer au cas par cas (gestion des options et variantes).
  • Logistique : Ce sont toutes les actions qui ont consisté à prendre les produits en rayon, à les utiliser pour cuisiner et enfin à les servir à table. Vous connaissez les étapes de votre parcours lorsque vous faîtes vos courses : prendre les produits en rayon, les mettre dans le caddy, les sortir sur le tapis roulant, les remettre dans le sac de course, les déposer dans le coffre…
  • Sous-traitance : Cela consiste à faire appel à un tiers (quelqu’un d’autre) pour réaliser une action. Par exemple, la voisine vous aide à faire un gâteau ou vous acheter des madeleines toutes prêtes chez votre boulanger.
  • Suivi de Production Automatisé (SPA) : Ce module va aider l’entreprise à enregistrer toute son activité. Car imaginez que vous listiez en détail sur un papier toutes les étapes que nous avons citées, vous passeriez autant de temps à écrire qu’à faire la cuisine.
  • GED (Gestion électronique de documents) : Je classe et j’archive mes factures, devis, tickets de caisse dans mon ordinateur.

Voilà, vous êtes maintenant en mesure d’expliquer à vos enfants le fonctionnement d’un ERP en leur préparant le goûter !