Comment déployer une solution de Business Intelligence ?

La Business Intelligence continue sa progression à grands pas dans tous les secteurs de l’entreprise. Autrefois réservée aux décideurs, et même à la direction générale, elle diffuse aujourd’hui ses tableaux de bord, indicateurs et chiffres à tous les managers et collaborateurs susceptibles d’en tirer bénéfices. 

Pour rappel : La Business Intelligence ou « informatique décisionnelle » regroupe les solutions informatiques apportant une aide à la décision. L’objectif est de fournir une vision claire et pertinente de la situation actuelle et de jouer le rôle d’alerte pour signaler une anomalie ou une performance.

Fonctionnement du Business Intelligence

La business Intelligence repose sur 4 étapes :

1. Collecter et extraire des données à partir de multiples sources pour alimenter l’entrepôt de données (ETL). Des données commerciales ou de production qui sont nettoyées et consolidées afin de les adapter à un usage décisionnel.
2. Stocker les données des feuilles de calcul et des bases de données. Constituer un « entrepôt de données » (Data Warehouse) : Les bases de données de production ne sont pas utilisables pour une exploitation décisionnelle. Les données brutes ne sont pas prêtes à cet usage et par ailleurs les requêtes décisionnelles sont particulièrement gourmandes en ressources machines. Les données, au préalable nettoyées et consolidées, seront stockées dans une base spécialisée : le data warehouse.
3. Distribuer pour faciliter l’accessibilité des informations selon les fonctions et les types d’utilisation
4. Exploiter les données dans des rapports et tableaux de bord : tableau de bord, analyse OLAP, datamining.

Une fois les données stockées, nettoyées, consolidées et accessibles, elles sont utilisables. Selon les besoins, différents types d’outils d’extraction et d’exploitation seront envisagés. Avant d’être utilisables, les données seront formatées, nettoyées et consolidées. Les outils d’ETL (Extract Transform load) permettent d’automatiser ces traitements et de gérer les flux de données alimentant les bases de stockage : Data warehouse.

Avantages et objectifs du Business Intelligence

Avantages

• Présenter de manière structurée et cohérente les informations
• Analyser les données de l’entreprise
• Automatiser le processus de décision en se basant sur les mêmes indicateurs pour toute l’entreprise
• Améliorer la visibilité sur les chiffres, les écarts, les anomalies
• Anticiper et prévoir les tendances
• Consolider les informations disponibles au sein des bases de données de votre entreprise.

La Business Intelligence pour qui ?

Les tableurs ne suffisent plus. Cela nécessite une bonne connaissance de ces outils et du temps pour les formaliser. Les résultats resteront sans commune mesure avec une véritable solution de BI. En effet, cett dernière offrira des prestations bien plus adaptées et pertinentes, notamment en termes de visualisation et la possibilité de personnalisation des tableaux de bord.

La Business Intelligence intervient à tous les niveaux de l’entreprise :

• La Direction Générale : Besoin d’outils de pilotage pointus et actualisés. Ils sont souvent les premiers à adopter ces solutions et à l’initiative de leur diffusion dans l’entreprise
• La Direction Administrative et Financière : Ce département manie les chiffres en permanence et a besoin de précision, pertinence et visibilité.
• La Direction des Ressources Humaines : La quantité de données disponibles en croissance constante. Ils ont besoin d’extraire des indicateurs efficaces.
• La Direction commerciale et les commerciaux : Nécessité de consulter ses tableaux de bord et reporting en mobilité et d’obtenir une vue étendue des clients ou des prospects.
• La Direction Marketing et les Marketeurs : La donnée est le socle et le fer de lance. Le recours à la Business Intelligence est quasi naturel.

Tout le monde est-il concerné ?

La Business Intelligence impacte tous les départements et permet de croiser les données afin de capitaliser sur les données de l’entreprise. Imaginez les commerciaux ou le service marketing qui doivent demander un compte pour effectuer une campagne. Le besoin va être très ciblé « les 18-25 ans franciliens ayant cliqué sur un e-mail dans les 2 derniers mois » ». Ils vont recevoir un comptage annonçant 12 clients, revoir le ciblage car cette campagne est censée sauver son objectif du mois, puis redemander un comptage et ainsi de suite. S’ils pouvaient tester leur ciblage en autonomie, ils gagneraient du temps, non ?

L’une des raisons du succès des solutions de Business Intelligence auprès d’un public de plus en plus large, tient au fait que l’utilisateur professionnel est déjà familiarisé avec les tableaux de bord et indicateurs qui ont envahi ses écrans dans la vie privée. Consommation d’énergie (EDF, GDF…), abonnement téléphonique, compte bancaire, fournissent aujourd’hui des tableaux de pilotage, de suivi et de décision.

Rien d’étonnant donc à ce que les utilisateurs professionnels, décideurs, managers, marketeurs, quels qu’ils soient, demandent aujourd’hui à bénéficier de la même visibilité et du même confort d’utilisation pour piloter leur entreprise ou optimiser leurs actions.

Choisir une solution de Business Intelligence

Avez-vous besoin d’une solution de Business Intelligence ? Voici quelques indices pour répondre à cette question :

• Connaissez-vous l’âge moyen de vos salariés ?
• Connaissez-vous le nombre d’adresse emails exploitable ?
• Connaissez-vous vos produits ou prestations qui se vendent le plus ?

Dans vos critères de sélection, pensez à tenir compte de vos besoin actuels et futurs et garder en tête deux concepts clés :

• L’accessibilité de vos tableaux de bord : Rendre l’information aussi accessible que possible en gardant en tête qu’un grand nombre des utilisateurs de la solution ne sera certainement pas au même endroit 24h/24. Ils auront besoin d’accéder aux informations en dehors des murs de l’entreprise. Dans ce cas, une solution web est envisageable pour une utilisation sur terminaux mobiles. Une interface web permettra la flexibilité dont ils ont besoin et un accès rapide et intuitif.
• Le champ d’action que vous souhaitez donner à vos reporting. L’idée est de retranscrire un aperçu le plus large possible de votre entreprise en ne se limitant pas uniquement sur les performances commerciales. Cela limiterait le potentiel de votre solution

Indicateurs d'alerte

Signaler un dysfonctionnement, un état anormal comme des articles en rupture de stocks ou des besoins non transformés en commande.

Indicateurs d'efficience

Mesurer la situation actuelle par rapport aux objectifs fixés avec un état des articles ayant subi une baisse des ventes.

Indicateurs d'anticipation

Renseignements sur les besoins futurs et les tendances pouvant avoir une influence sur les stocks afin d’anticiper.

Parmi les points importants à prendre en compte, vous devez limiter le nombre d’indicateurs et vous retenir de vouloir tout mettre dans l’interface, « au cas où ». Concentrez-vous sur les données importantes à récupérer.