Encours clients : L’ERP pour faciliter la gestion et le suivi

Équiper son entreprise d’un système de gestion des encours clients en temps réel est indispensable, en particulier pour la gestion du Besoin en Fonds de Roulement (BFR).

Le module « Gestion des encours clients » de SILOG ERP permet de totaliser l’ensemble des créances clients dues en comptabilisant, ou non, le prévisionnel. C’est-à-dire le montant qui n’a pas encore été réglé : retards de paiements constatés ou prévus, factures impayées ou restant dues. Dans le cas d’un dépôt de bilan, l’encours servira à calculer la perte subie par l’entreprise.

Encours clients : les fonctionnalités

L’application SILOG « Gestion des encours clients » prend en compte l’ensemble des créances clients ainsi que :

• Les factures à émettre : Montant des bons d’expéditions non facturés.
• Les encours non exigibles : Factures non transférées en comptabilité, échéances non réglées et non échues.
• Les encours exigibles : Échéances échues en comptabilité non réglées.
• Les encours prévisionnels : Carnet de commandes, commandes en cours non livrées.

Le module « SILOG Finance » permet d’ajouter à l’encours de la gestion commerciale les montants des échéances non réglées.
Ce qui offre une vision globale de l’ensemble des encours clients.

S’il n’est pas couplé à SILOG Finance, l’encours est établi à partir des documents de ventes non clôturés de la gestion commerciale.

Cette application permet également de calculer l’encours des factures et des écritures comptables lié aux pièces émises sur les centres payeurs ou sur les clients facturés (si ces derniers sont différents du client livré).

La « Gestion des encours clients » est disponible à partir de la version 8.5R2 de SILOG ERP.

Détail des encours clients

Dans une fiche client, il est possible de renseigner plusieurs informations :

• Montant de l’encours maximum
• Encours par documents commerciaux et comptables (échus et non échus)
• Encours sur le centre payeur ou le client facturé
• Encours sur le client
• Encours total sur le client, centre payeur, client facturé
• Accès à l’encours de tous les clients
• Rappel du client payeur et du client facturé de la fiche client (Zones affichées si elles sont différentes du code client)
• Informations relatives à l’assurance-crédit, au montant et l’agrément

Des onglets contextuels (Commandes, Bons d’expédition, Factures, Solde comptable…) détaillant les éléments composant l’encours du client sont disponibles dans l’application. Ils apparaissent uniquement s’ils contiennent des données. Dans la présente copie d’écran ne figure pas l’onglet « Bons d’expéditions » car l’encours n’en comporte pas.

Toutes ces informations peuvent également être ajoutées dans l’application « Commandes et accusés de réception ».

Fiche client avec les informations sur l’encours

Encours de tous les clients

Ce masque apparaît après avoir cliqué sur le bouton « Tous les clients ». Il présente le montant de l’encours de chaque client. Plusieurs filtres sont disponibles notamment pour masquer les clients dont l’encours total est à zéro ou afficher les encours compris entre deux montants.

D’autres filtres permettent d’afficher tous les encours, ceux qui sont dépassés, non dépassés, sur :

• L’encours maximum
• L’encours assuré
• L’agrément

L’écran principal présente les différents montants des encours par code client :

• Encours du client
• Encours total (client + centre payeur + client facturé)
• Dépassement de l’encours autorisé
• Dépassement de l’assurance-crédit

 Encours de tous les clients

Paramétrage de l'application

Le module est personnalisable selon ses besoins. Les données à prendre en compte dans le paramétrage du calcul de l’encours sont les suivantes :

• Les commandes non expédiées (encours prévisionnel)
• Les factures non passées en comptabilité (encours non exigibles)
• Les Bons d’Expédition non facturés
• Les factures sur le centre payeur du client
• Les factures sur le client facturé dans l’encours du client
• Les écritures comptables non lettrées sur le compte tiers du client facturé
• Les écritures comptables non lettrées sur le compte tiers du centre payeur

Il est également possible de borner les encours en interrogeant le module « SILOG Finance » pour l’exercice en cours ou tous les exercices.
En outre, l’utilisateur peut ajouter des champs ou colonnes supplémentaires afin de récupérer l’ensemble des informations nécessaires au suivi des encours clients.

Paramétrage des encours clients

L’application offre la possibilité de bloquer la saisie d’une commande ou son expédition si l’encours client est dépassé. Cela peut se traduire par un simple message d’information ou bloquant.

La gestion des encours peut également être utilisée pour suivre les encours de l’entreprise en renseignant, par exemple, les factures qui lui sont destinées et qui ont été déléguées à un centre payeur.

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez nous contacter via notre formulaire de contact.