Comment bien choisir son logiciel ERP ?
Au fait, c'est quoi un logiciel ERP ?
Un logiciel ERP (ou Enterprise Ressource Planning) – littéralement « Planification des Ressources de l’Entreprise » – peut se définir comme un système d’information permettant de suivre et de gérer au quotidien l’ensemble des informations, des opérations et des services d’une entreprise. Véritables tours de contrôle de l’entreprise, les logiciels ERP s’adressent particulièrement aux sociétés mettant en place des projets qui nécessitent des compétences variées.
De plus, tout ERP répond aux critères suivants :
- Il émane d’un éditeur unique.
- En cas de modification dans un module spécifique, l’information est transmise en temps réel à l’ensemble des autres modules
- Il est multilingue
- Il dispose d’une unique base de données (évitant de ce fait les doublons).
Bien évaluer les besoins de sa société
Etape souvent négligée dans le processus d’achat d’un logiciel ERP, l’analyse des besoins opérationnels de sa société est pourtant une phase déterminante. En effet, vous l’aurez compris, la vocation d’un ERP n’est autre que d’homogénéiser l’ensemble du système d’information d’une entreprise grâce à un logiciel unique composé de différents modules (gestion des achats, gestion comptable, gestion de production, gestion des stocks etc.). Or, selon les besoins d’une société, tous les modules ne seront pas forcément pertinents. Rédiger un cahier des charges décrivant le processus d’implantation de son logiciel ERP est donc une étape fondamentale pour pleinement réussir son projet.
Astuce : Il est donc parfois plus approprié de privilégier un ERP aux fonctions plus restreintes mais répondant de façon optimale à ses besoins !
Un choix stratégique … déterminé (ou non) par le soutien de ses salariés
Comme tout projet d’envergure, l’implantation d’un logiciel ERP, recouvrant l’ensemble des fonctions autrefois réalisées sous différents logiciels, va refaçonner le quotidien des salariés.
Or, comme chacun le sait, l’être humain a souvent tendance à privilégier le statut quo au changement… Pour ne pas faire face à une horde d’employés déterminée à obtenir la tête de celui qui les a rendus moins productifs en bousculant leurs habitudes (personne n’aime être bousculé…), il est impératif de prendre les devants. Cela passe notamment par une intégration en amont des utilisateurs finaux dès les prémices du projet. Déminez le terrain en leur prouvant les gains de temps substantiels qu’ils pourront réaliser, mais aussi en leur expliquant qu’ils seront au contraire épaulés par l’éditeur du logiciel tout au long de la formation.
De plus, encourager des personnes évoluant à des fonctions différentes à s’entraider et à travailler ensemble ne pourra avoir que des effets bénéfiques pour la société dans son ensemble. Communication, Compréhension et Ecoute seront vos armes privilégiées, fourbissez-les et croyez-moi… vous serez surpris par le résultat
Astuce : Anticipez, anticipez, anticipez ! Ne négligez pas le fait que le déploiement d’un logiciel, tel qu’un ERP, nécessite un petit temps d’adaptation.
Fixer un prix et s'y tenir
Dernier conseil et non des moindres, lorsqu’on se lance dans un projet ERP, il est primordial de fixer un budget… mais surtout de s’y tenir. En effet, intégrer un logiciel représente un coûtcertain, qui peut être financier (matériel et maintenance) mais aussi humain (formation, mise en œuvre au quotidien). Afin d’éviter toute mauvaise surprise, formulez un budget comprenant l’ensemble des différentes phases d’intégration d’un ERP, ainsi que tous les coûts qui y sont associés.
Outil stratégique par excellence, l’ERP nécessite une réflexion poussée et approfondie sur les besoins de la structure qui va l’accueillir, sur le soutien des salariés qui vont l’utiliser au quotidien et sur le budget affrété à l’implantation de ce dernier. Mais dites-vous bien que le temps passé à bien penser son projet sera largement rentabilisé plus tard !!