ERP Gestion par affaire

Pilotez votre production

Le module de gestion par affaire offre un véritable tableau de bord essentiel au pilotage de l’activité des sociétés industrielles qui produisent à l’affaire ou à la commande. Ce mode de gestion implique de pouvoir suivre les achats, les ventes et la fabrication afin de pouvoir établir un bilan d’affaire. Prenons l’exemple d’un cas concret : la fabrication d’un robot.

La conception d’un robot doit répondre aux contraintes de la fabrication d’une machine spéciale. A ce titre, la réalisation se fait pour un besoin précis et généralement sur mesure. Cela répond à une demande spécifique avec des caractéristiques techniques qui lui sont propres. De ce fait, la machine spéciale est généralement réalisée en un seul exemplaire.

Le module de gestion à l’affaire permet donc de suivre toute la conception de cette machine, de l’établissement du devis jusqu’à la facturation.

Gestion par affaire machine spéciale

Gestion par affaire : les ventes

La première étape permettant de réaliser notre robot est l’élaboration du devis. Vous avez la possibilité d’associer un n° d’affaire à l’appel d’offres client. Après la création de l’affaire, de saisir les informations concernant le budget prévisionnel de consommation matière et main-d’œuvre. Le budget total se calcule automatiquement.

gestion par affaire silog valorisation

Cela vous permet de présenter votre devis avec un budget global pour la gestion par affaire de la conception du robot.

Après la création de votre affaire, vous disposez de plusieurs onglets :

  • L’onglet « Gantt » pour définir les phases du projet et afficher le planning prévisionnel de l’affaire
  • L’onglet « Devis » pour récupérer les Appels d’Offres avec le coût et le prix de vente
  • L’onglet « Valorisation » pour calculer les coûts de votre affaire pour la matière, la main-d’œuvre et les frais généraux

Enfin, chacun de coûts est détaillé par sections. Chacune de ces sections est ensuite rattachée au n° d’affaire. Une section représentant une action (une opération) à réaliser pour la fabrication du robot. Par exemple une opération de montage ou de contrôle.

Une fois votre devis pour le robot validé, il peut être transformé en commande. Chaque ligne de commande permet d’effectuer les réservations vente. Il en existe trois types :

  • Réservation sur stock : Réserver le produit commandé sur le stock disponible
  • Réservation sur stock et lancements : Réserver le produit commandé sur le stock disponible et sur les lancements existants ou, le cas échéant, créer un nouveau lancement pour la quantité restant à réserver
  • Réservation sur un nouveau lancement : Créer un nouveau lancement pour la ligne de commande

Le robot que vous concevez sera certes unique, mais vous utiliserez des composants et des matières premières que vous avec déjà en stock.

gestion par affaire silog erp sections

Gestion par affaire : les achats

A ce stade, vous avez validé votre devis qui est passé en commande et réservé les composants nécessaires à la fabrication du robot. Il reste cependant certaines pièces que vous ne fabriquez pas vous-même et vous devez donc passer une commande auprès de votre fournisseur.

Vous pouvez donc passer une commande d’achat avec, pour chaque ligne de commande, les lignes d’imputation analytique faisant référence au n° d’affaire. Le calcul de la quantité achetée totale s’effectue, de façon automatique, au fur et à mesure de la saisie des lignes d’imputation analytique.

Enregistrer ensuite la réception des pièces commandées auprès de vos fournisseurs et définir le type d’imputation qui sera réalisé. Pour distinguer ces trois types d’imputation analytique, une colonne indique le type d’imputation ‘S’, ‘C’ ou ‘D’ :

gestion par affaire silog achats
  • S : Stock. Les lignes d’imputation analytique seront considérées comme une entrée en stock au moment de la réception. Dans ce cas, aucun numéro de lancement n’est indiqué, une entrée en stock de l’article acheté sera effectuée, et les articles reçus seront imputés sur le stock
  • C : Consommation sur lancement. Les lignes d’imputation analytique seront considérées directement comme une consommation sur lancement au moment de la réception. Il s’agira d’une ligne de réception, avec une consommation de l’article acheté pour le sous-ensemble associé au N° de lancement saisi
  • D : Consommation Directe. Les lignes d’imputation analytique seront considérées comme une sortie de stock ou comme une consommation directe sur l’affaire au moment de la réception. Il s’agira d’une ligne de réception avec une consommation directe de l’article acheté lors de l’enregistrement des mouvements de sortie de stock

Gestion par affaire : les lancements

Le module de gestion par affaire permet d’ enregistrer votre commande et de réceptionner toutes les pièces nécessaires. Vous pouvez donc lancer l’ordre de fabrication du robot. Celle-ci va générer des lancements « pères » et des lancements »fils », c’est-à-dire un ordre de fabrication principal et des sous-lancements correspondants aux différentes étapes nécessaires à la fabrication du produit fini. Deux méthodes de travail peuvent être utilisées :

gestion par affaire silog lancements

1. L’affaire peut être lancée directement en fabrication avec génération des lancements fils. Cette méthode consiste, d’abord, à créer le lancement « père » associé à l’affaire et à générer ensuite les sous-lancements.

2. Les sous-ensembles de l’affaire peuvent être lancés en fabrication au coup par coup. Cette seconde méthode consiste à créer dans un premier temps les lancements, faisant référence aux sous-ensembles d’une affaire, puis en dernière étape, le lancement « père » de l’affaire est créé.

Vous accédez à la liste des lancements et sous-lancements associés à la fabrication du robot. L’onglet permet de visualiser l’article fabriqué avec les dates de début et de fin du lancement, la quantité lancée ainsi que les coûts.

Dans la seconde partie de l’écran, vous retrouvez le détail de la gamme, de la nomenclature et des temps passés. Un double clic sur le lancement permet de lancer l’application afin de modifier le lancement si nécessaire.

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Gestion par affaire : les consommations

Les lancements et sous-lancements vont consommer des matières, des articles, de la main-d’œuvre et du temps. L’enregistrement de ces consommations peut être réalisé de trois manières différentes :

  • Par lancement
  • Par poste
  • Par opérateur

Dans tous les cas, les consommations sont enregistrées pour la fabrication d’un sous-ensemble. Ce sous-ensemble, en cours de fabrication, est référencé par un code de lancement. Les enregistrements peuvent être effectués automatiquement ou manuellement.

gestion par affaire silog consommations et temps passés
gestion par affaire silog bilan d'affaire

Le module gestion à l’affaire permet enfin d’enregistrer les temps passés pour la fabrication du robot. L’enregistrement des temps peut s’effectuer par :

  • Une saisie en temps réel : Le logiciel permet d’imputer l’enregistrement des temps de travail à une imputation analytique (N° d’affaire, Section). Le choix de l’imputation analytique est fonction du N° de lancement pour lequel le travail est réalisé. Le N° de lancement, ainsi que le code poste, déterminent, de façon automatique, l’imputation analytique.
  • Une saisie différée : Selon votre méthode de travail, il est possible d’enregistrer les temps de travail par lancement, par poste de travail ou par opérateur. Dans tous les cas, les temps de travail sont enregistrés pour la fabrication d’un sous-ensemble. Ce sous-ensemble, en cours de fabrication, est référencé par un N° de lancement.

Le coût réel unitaire de la main-d’œuvre est calculé ainsi que le nombre d’heures passées à la fabrication du robot.

Enfin, le module édite le bilan d’affaire qui reprend toutes les informations renseignées et donne accès à un reporting complet sur la fabrication du robot. Vous pouvez savoir si vous avez dépassé le budget initial ou si vous avez gagné de l’argent avec la fabrication de ce robot.

Si vous êtes amené à fabriquer plusieurs machines pour un même client, il est possible de regrouper les affaires afin de facturer le client en une seule fois.